ارائه و ساخت پاورپوینت :17 نکته ارائه پاورپوینت برای ساخت اسلایدهای خلاقانه بیشتر [+ تمپلیت ها]

17 نکته ارائه پاورپوینت برای ساخت اسلایدهای خلاقانه بیشتر [+ تمپلیت ها]

مقدمه

نحوه ساخت اسلاید پاورپوینت

چگونه یک پاورپوینت ارائه کنیم

نکات ارائه پاورپوینت

دانلود رایگان تمپلیت آماده پاورپوینت

مقدمه

ایجاد و ساخت یک پاورپوینت عالی مهارتی است که هر فرد حرفه ای می تواند از آن بهره مند شود. مشکل؟ اشتباه گرفتن آن واقعاً آسان است. از انتخاب رنگ ضعیف گرفته تا اسلایدهای گیج کننده، یک نمایش اسلاید پاورپوینت بد می تواند حواس را از محتوای فوق العاده ای که با افراد تیم خود به اشتراک می گذارید منحرف کند.

به همین دلیل بسیار مهم است که یاد بگیرید چگونه یک ارائه پاورپوینت را از پایه شروع کنید و از اسلایدهای خود شروع کنید. حتی اگر با پاورپوینت آشنایی دارید، یک بازنگری به شما کمک می کند تا یک نمایش اسلاید جذاب تر و حرفه ای تر بسازید. بیا شروع کنیم.

---

نحوه ساخت اسلاید پاورپوینت

1. Microsoft PowerPoint را باز کنید.

2. اگر صفحه ‌ای با الگو ها به‌ طور خودکار باز نمی ‌شود، به «File» در سمت چپ بالای صفحه بروید و روی «New Presentation» کلیک کنید.

3. برای استفاده از یک الگو یا تمپلیت ، یا روی برگه « Design» کلیک کنید یا دوباره به « File» بروید و روی « New from Template» کلیک کنید.

4. یک اسلاید جدید را با کلیک بر روی تب ” Home” و سپس دکمه ” New Slide” وارد کنید.

5. در نظر بگیرید که چه محتوایی ، از جمله عنوان، متن و تصاویر را می خواهید در اسلاید قرار دهید.

6. مقدار متن را زیر 6-8 خط (یا 30 کلمه) در حداقل اندازه 24 pt نگه دارید.

7. با کلیک بر روی ” Insert” و کلیک کردن روی نماد ” Pictures” تصاویر را اضافه کنید.

8. با استفاده از ویژگی‌ها در برگه‌های « Home» و « Insert» در نوار بالایی، عناصر دیگر را اضافه کنید.

9. با کشیدن عناصر به اطراف با موس خود، با طرح بندی بازی کنید.

   ---

 

ما دوست داریم مایکروسافت پاورپوینت را آزمونی برای مهارت های اولیه حرفه ای بدانیم. برای ساخت یک ارائه پاروپوینت گذرا، باید مهارت های طراحی، سواد فنی و حس سبک شخصی را نشان دهیم. اگر ارائه مشکلی داشته باشد (مانند فونت ناخوانا، لینک شکسته یا متن ناخوانا)، احتمالاً ما در آزمون مردود شده ایم. حتی اگر سخنرانی ما به خوبی تمرین شود، یک تجربه بصری بد می تواند آن را برای مخاطب خراب کند. تخصص بدون ارائه پاورپوینت خوب برای گرفتن پشتیبانی از آن هیچ معنایی ندارد.

موضوع شما مهم نیست ، پاورپوینت های موفق به سه عامل اصلی بستگی دارند:

1. تسلط شما بر ابزارهای طراحی پاورپوینت،

2. توجه شما به فرآیندهای ارائه، و

3. تعهد شما به سبک ثابت.

در اینجا چند نکته ساده وجود دارد که به شما در تسلط بر هر یک از این عوامل کمک می کند.

چگونه یک پاورپوینت ارائه کنیم

یک ارائه از چندین اسلاید تشکیل شده است و اکنون که می دانید چگونه یک اسلاید بسازید، می توانید به قابلیت های پاورپوینت عمیق تر بپردازید.

1.  یک ارائه خالی را دوباره باز کنید یا از یکی که قبلا ایجاد کرده اید شروع کنید.

اگر قبلاً یک ارائه ایجاد کرده اید، روی نماد دوبار کلیک کنید تا فایل موجود باز شود. در غیر این صورت، مایکروسافت پاورپوینت را باز کنید، روی File در گوشه بالا سمت چپ کلیک کنید و بر روی New Presentation کلیک کنید. از آنجا، می ‌توانید دستورات را برای تنظیم یک ارائه جدید دنبال کنید.

2.  یک موضوع را انتخاب کنید یا موضوع خود را ایجاد کنید.

مایکروسافت تم های داخلی و تنوع رنگی را ارائه می دهد تا به شما کمک کند اسلایدهای خود را با ظاهری منسجم طراحی کنید. برای انتخاب از بین این تم های از پیش ساخته شده، دوباره تب File را انتخاب کنید، New  را انتخاب کنید، یکی از گزینه ها را انتخاب کنید و روی Create کلیک کنید.

در غیر این صورت، می ‌توانید از عناصر پاورپوینت، حس طراحی و پالت رنگ برندتان برای ایجاد و ساخت «تم» پاورپوینت خود استفاده کنید.

3. انواع اسلایدها برای اهداف مختلف ایجاد کنید.

شما نمی خواهید یک سری اسلاید را فقط با محتوای متفاوت روی آن دقیقاً یکسان ارائه کنید. این کار مخاطب شما را خسته می کند. اطمینان حاصل کنید که چندین تنوع ایجاد کرده اید و برخی از کاربرد های رایج اسلایدها را در نظر می گیرند. حداقل، شما به موارد زیر نیاز دارید:

• یک اسلاید
• عنوان اسلاید
• دستور کار یا فهرست مطالب اسلایدی که گوینده معرفی می کند
• اسلایدهای محتوای مختلف (با توجه به نوع چند رسانه ای که استفاده می کنید، طرح بندی های مختلفی ایجاد کنید)

4.  از قابلیت Duplicate Slides برای صرفه جویی در وقت خود استفاده کنید.

دلیلی برای ایجاد این طرح ها بارها و بارها وجود ندارد. اکنون که چند مورد برای طراحی دارید، می توانید به سادگی آنها را قبل از وارد کردن محتوای خود کپی کنید. در اینجا نحوه انجام این کار آمده است:

در قسمت سمت چپ، روی تصویر کوچک اسلایدی که می‌خواهید کپی کنید، کلیک راست کنید.

از منوی باز شده گزینه Duplicate Slide را انتخاب کنید.

با این کار یک کپی از این اسلاید به طور خودکار به ارائه اضافه می شود. از آنجا، شما می توانید آن را برای نیازهای خود سفارشی سازی کنید.

  5 .  انتقال ها (transition) به اسلایدهای خود (به صورت اختیاری) اضافه کنید.

انتقال های خوب انجام شده می توانند کمی حرکت و نمایش را به ارائه شما اضافه کنند. پاورپوینت چندین انتقال برای انتخاب شما دارد.

برای دسترسی به آنها ، برگه Transitions را از روبان بالا انتخاب کنید. از آنجا می توانید برای پیش نمایش روی صفحه خود یک transition را برای آن انتخاب کنید. برای سفارشی سازی بیشتر ، روی گزینه های Effect کلیک کرده و با ویژگی ها بازی کنید تا چیزی را پیدا کنید که با دلخواه شما متناسب باشد. برای حذف یک انتقال ، Transitions را انتخاب کرده و روی None کلیک کنید.

6.  انیمیشن ها (Animations) را به اسلایدهای خود اضافه کنید (اختیاری).

مانند انتقال، انیمیشن ها می توانند حرکت را اضافه کنند، اطلاعات را آشکار کنند و به شما کمک کنند تا بر نقاطی که می خواهید در طول سخنرانی خود ضربه بزنید تأکید کنند. برای متحرک سازی یک عنصر، مراحل زیر را دنبال کنید:

عنصر مورد نظر خود را با کلیک بر روی آن متحرک انتخاب کنید.

انیمیشن ها را از نوار بالا انتخاب کنید.

شما این گزینه را خواهید داشت که از بین چندین افکت نمایش داده شده در نوار انتخاب کنید.

با کلیک بر روی یکی، یک پیش نمایش به شما ارائه می شود.

برای سفارشی کردن انیمیشن، Effect Options  را انتخاب کنید.

برای حذف یک انیمیشن، روی None در نوار کلیک کنید.

برخی از راه های سفارشی سازی انیمیشن ها عبارتند از:

• On Click
• With Previous
• After Previous
• Duration
• Delay

اینها توصیف می کنند که می خواهید افکت چگونه رفتار کند، بنابراین با آنها بازی کنید تا زمانی که اثری را پیدا کنید که مطابق میل شما باشد.

همچنین می‌توانید با کلیک بر روی دکمه Animation Pane، انیمیشن‌ ها را در حین ویرایش اسلاید ها جابه‌جا کنید، سپس انیمیشن ‌ها را در لیستی که ظاهر می‌شود، مرتب کنید.

7.  ارائه خود را ذخیره کنید.

روی File and Save کلیک کنید، مطمئن شوید که مشخص می‌کنید در کدام پوشه یا مقصد را می‌خواهید پاورپوینت شما ذخیره شود. اگر از اسلایدهای خود برای آموزش یا تدریس استفاده می کنید، تبدیل ارائه خود به یک دوره آنلاین می تواند مفید باشد.

8. ارائه خود را اجرا کنید.

همیشه خوب است که یک ارايه آزمایشی انجام دهید تا اطمینان حاصل شود که اسلایدهای شما به درستی تنظیم شده اند و انیمیشن های شما روشی را که انتظار دارید نمایش می دهند. برای ارائه PowerPoint خود ، به برگه Slide Show بروید و از ابتدا روی Play کلیک کنید. اسلاید کل صفحه نمایش شما را پوشش می دهد و نرم افزار دسکتاپ و پاورپوینت شما را مسدود می کند. به این ترتیب مخاطبان شما صرفاً روی عناصر بصری ارائه متمرکز شده است.

9.  اسلایدها را به جلو ببرید.

وقتی کار با یک اسلاید تمام شد و می‌خواهید اسلاید بعدی را در ترتیب خود نشان دهید، روی ماوس خود در حالت ارائه کلیک کنید. این کار اسلاید را به جلو می برد.

نکات ارائه و ساخت پاورپوینت

1. اجازه ندهید پاورپوینت تصمیم بگیرد که چگونه از آن استفاده کنید.
2. اندازه اسلاید را سفارشی ایجاد کنید.
3. طراحی الگوی اسلاید خود را ویرایش کنید.
4. برای مخاطبان خود متن بنویسید.
5. اطمینان حاصل کنید که تمام اشیاء شما به درستی تراز شده اند.
6. برای کنترل بهتر طرح های اشیاء خود از “Object Format” استفاده کنید.
7. از اشکال (shapes) پاورپوینت استفاده کنید.
8. شکل های سفارشی ایجاد کنید.
9. تصاویر کراپ شده به شکل های سفارشی.
10. ارایه وب سایت ها در پاورپوینت.
11. سعی کنید از GIF استفاده کنید.
12. آن را ساده نگه دارید.
13. فایل های فونت خود را جاسازی کنید.
14. اسلایدهای خود را به عنوان JPEG ذخیره کنید.
15. فایل های چندرسانه ای ایجاد کنید.
16. سخت افزار خود را بیاورید.
17. از ” Presenter View” استفاده کنید.

اجازه ندهید پاورپوینت تصمیم بگیرد که چگونه از آن استفاده کنید.

• مایکروسافت می خواهد ابزارهای زیادی را در اختیار کاربران پاورپوینت قرار دهد. اما این بدان معنا نیست که شما باید از همه آنها استفاده کنید. در اینجا چند نکته کلیدی وجود دارد که باید به آنها توجه کنید:

• مطمئن شوید که تم های PPT از پیش تعیین شده، نیازهای شما را تکمیل می کنند، قبل از اینکه آنها را استفاده کنید.
• سعی کنید از استفاده از فونت های پیش فرض مایکروسافت آفیس، Calibri و Cambria دوری کنید. استفاده از این دو تایپ فیس می تواند ارائه را ضعیف نشان دهید.
• حرفه ای ها هرگز نباید از صداهای اکشن PPT استفاده کنند.
• از bullet ها در پاورپوینت استفاده کنید ، اما از خود بپرسید: آیا bullet ها واقعاً برای کاری که باید انجام دهید مناسب هستند؟ گاهی اوقات آنها هستند، اما نه همیشه .
• پیش ‌فرض‌ های اخیر PPT شامل یک سایه کوچک روی همه اشکال است. اگر واقعاً به آن نیاز نیست، این سایه را بردارید.

اندازه اسلاید را سفارشی ایجاد کنید.

در حالی که معمولاً می ‌توانید از اندازه پیش ‌فرض اسلاید برای اکثر ارائه ‌ها اجتناب کنید، ممکن است لازم باشد آن را برای نمایش‌ های بزرگ ‌تر روی نمایشگر هایی با اندازه‌ های عجیب تنظیم کنید. اگر لازم است این کار را انجام دهید، در اینجا نحوه انجام آن آورده شده است.

• در گوشه سمت چپ بالا، File را انتخاب کنید.
• Page Setup را انتخاب کنید.
• ارتفاع و عرض پس ‌زمینه‌ای را که می ‌خواهید تایپ کنید و روی OK کلیک کنید.
• یک کادر گفتگو ظاهر می شود. اگر می ‌خواهید اندازه محتوای خود را نیز تغییر دهید، روی Scale یا اگر نمی ‌خواهید کلیک کنید. توصیه می کنیم روی  Don’t  Scale کلیک کنید، سپس به صورت دستی مشکلات جزئی چیدمان را تنظیم کنید.

نکته: اندازه اسلاید های خود را قبل از اضافه کردن سایر موارد تغییر دهید ، چرا که هنگام تغییر اندازه تمام ابعاد بهم خواهند ریخت.

طراحی الگوی اسلاید خود را ویرایش کنید.

اغلب، ویرایش قالب پاورپوینت قبل از شروع کار بسیار ساده ‌تر است – به این ترتیب، لازم نیست هر اسلاید را با دست طراحی کنید. در اینجا نحوه انجام این کار آمده است.

• در نوار ابزار بالا، View را انتخاب کنید.
• روی Master کلیک کنید.
• در منوی کشویی، روی Slide Master کلیک کنید.
• هر تغییری را که دوست دارید انجام دهید، سپس روی Close Master در نوار بالا کلیک کنید. تمام اسلایدهای فعلی و بعدی در آن ارائه از آن الگو استفاده خواهند کرد.

برای مخاطبان خود متن بنویسید.

بخش قابل توجهی از محتوای پاورپوینت متن است. کپی عالی می تواند ارائه شما را عالی یا خراب کند، بنابراین ارزیابی کار نوشتاری شما از زوایای مختلف می تواند ارایه شما را متقاعد کننده تر به نظر برساند.

تایپوگرافی:

بسیاری از افراد تأثیر فونت را دست کم می گیرند، اما انتخاب فونت مناسب مهم است – درک نوع فونت شما می تواند بر برداشت مخاطبان از شما تأثیر بگذارد. فونت مناسب فرصتی برای انتقال شخصیت و حرفه ای بودن برند است.

برخی از فونت ‌ها تمیز و حرفه ‌ای به نظر می ‌رسند، اما این بدان معنا نیست که خسته‌ کننده نیستند. یک اشتباه رایج این است که فکر می ‌کنید فونت شما به اندازه کافی «هیجان‌انگیز» نیست، که می‌ تواند باعث شود فونتی انتخاب کنید که از پیام کلی شما منحرف شود. توصیه می ‌کنیم از فونت‌ های B-Nazanin و  B-Yekan استفاده کنید. از فونت های اسکریپت به دلیل مشکلات احتمالی خوانایی خودداری کنید.

با این حال، شما هنوز هم می توانید در حد اعتدال از فونت های سرگرم کننده و عجیب و غریب استفاده کنید. تنظیم یک فونت سرگرم کننده یا حروف بزرگ با چیزی حرفه ای تر می تواند ارائه جذابی ایجاد کند.

مهمتر از همه، مطمئن شوید که یکنواختی در ارایه تان وجود دارد تا ارائه شما در هر اسلاید یکسان به نظر برسد. به این ترتیب، حواس مخاطبان شما با فونت های بسیار متفاوت پرت نمی شود.

اطمینان حاصل کنید که تمام اشیاء شما به درستی تراز شده اند.

داشتن اشیایی که به درستی تراز شده اند روی اسلاید شما کلیدی است که آن را زیبا و حرفه ای نشان می دهد. می توانید به صورت دستی سعی کنید تصاویر خود را ردیف کنید … اما همه ما می دانیم که معمولاً چگونه کار می کند. شما سعی می کنید مطمئن شوید که همه اشیاء در وسط اسلاید شما قرار بگیرند، اما وقتی آنها را به آنجا بکشید، هنوز کاملاً درست به نظر نمی رسد. از شر بازی حدس زدن خود خلاص شوید و اجازه دهید پاورپوینت با این ترفند جادوی خود را انجام دهد.

در اینجا نحوه تراز کردن چندین شی آورده شده است:

• با نگه داشتن Shift و کلیک کردن روی همه آنها، همه اشیا را انتخاب کنید.
• Arrange را در نوار گزینه های بالا انتخاب کنید، سپس Align یا Distribute را انتخاب کنید.
• نوع تراز مورد نظر خود را انتخاب کنید.

 

در اینجا نحوه تراز کردن اشیاء با اسلاید آورده شده است:

• با نگه داشتن Shift و کلیک کردن روی همه آنها، همه اشیا را انتخاب کنید.
• Arrange را در نوار گزینه های بالا انتخاب کنید، سپس Align یا Distribute را انتخاب کنید.
• Align to Slide را انتخاب کنید.
• دوباره Arrange را در نوار گزینه های بالا انتخاب کنید، سپس Align یا Distribute را انتخاب کنید.
• نوع تراز مورد نظر خود را انتخاب کنید.

 

برای کنترل بهتر طرح های اشیاء خود از “Object Format” استفاده کنید.

منو های قالب به شما امکان می دهند تنظیمات خوبی را انجام دهید که در غیر این صورت غیرممکن به نظر می رسند. برای این کار روی یک شی کلیک راست کرده و گزینه Format Object را انتخاب کنید. در اینجا، می ‌توانید :

• سایه ‌ها را به خوبی تنظیم کنید،
• اندازه‌گیری‌ های شکل را تنظیم کنید،
• بازتاب ایجاد کنید، و خیلی چیزهای دیگر.

 منویی که ظاهر می شود به شکل زیر است : اگرچه گزینه های اصلی را می توان در نوار ابزار قالب پاورپوینت یافت. اما در منوی پنجره فرمت به دنبال کنترل کامل باشید. نمونه های دیگر از گزینه های موجود عبارتند از: تنظیم متن در یک شکل و ایجاد سایه چشم انداز طبیعی در پشت یک شی. رنگ آمیزی مجدد عکس ها به صورت دستی و با گزینه های خودکار.

از اشکال (shapes) پاورپوینت استفاده کنید.

بسیاری از کاربران متوجه نیستند که ابزارهای shape پاورپوینت چقدر انعطاف پذیر شده اند. در ترکیب با گزینه های فرمت توسعه یافته منتشر شده توسط مایکروسافت، پتانسیل طراحی خوب با اشکال به راحتی در دسترس است.

پاورپوینت مجموعه ای از گزینه های شکل عالی را فراتر از الگوهای مستطیل سنتی، بیضی و مستطیل گرد در اختیار کاربر قرار می دهد. اشکال امروزی شامل یک عملکرد بسیار کاربردی Smart Shapes است که به شما امکان می دهد دیاگرام ها و نمودارهای جریان را در کمترین زمان ایجاد کنید. این ابزارها به ویژه زمانی ارزشمند هستند که در نظر بگیرید که پاورپوینت یک رسانه تصویری است. پاراگراف بندی و لیست های شامل bullet خسته کننده هستند – می توانید از اشکال برای کمک به بیان واضح تر پیام خود استفاده کنید.

شکل های سفارشی ایجاد کنید.

هنگامی که یک شکل ایجاد می کنید، کلیک راست کرده و Edit Points را فشار دهید. با ویرایش نقاط، می توانید اشکال سفارشی متناسب با نیاز خاص خود ایجاد کنید. به عنوان مثال، می‌ توانید شکل فلش ‌ها را متناسب با ابعادی که دوست دارید تغییر دهید.

گزینه دیگر ترکیب دو شکل با هم است. برای انجام این کار، دو شکلی را که می‌خواهید با آنها کار کنید انتخاب کنید، سپس روی Shape Format در نوار بالا کلیک کنید. روی Merge  Shapes ضربه بزنید.

گزینه های مختلفی را خواهید دید.

• Combine  یک شکل سفارشی ایجاد می کند که دارای قسمت های همپوشانی دو شکل قبلی است.
• Union یک شکل کاملاً ادغام شده را می سازد.
• Intersect  فقط از قسمت های همپوشانی دو شکل قبلی شکلی می سازد.
• Subtract یک شکل را از شکل دیگر کم می کند.
• Fragment شکل شما را بسته به محل همپوشانی آنها به قسمت های مختلف تقسیم می کند.

با استفاده از این ابزارها به جای تلاش برای ویرایش دقیق نقاط، می توانید اشکال سفارشی با دقت اندازه گیری شده ایجاد کنید.

تصاویر کراپ شده به شکل های سفارشی.

علاوه بر ایجاد اشکال سفارشی در ارائه خود، می توانید از پاورپوینت برای برش تصاویر موجود به اشکال جدید نیز استفاده کنید. در اینجا نحوه انجام این کار آمده است:

بر روی تصویر کلیک کنید و در نوار گزینه ها گزینه Picture Format را انتخاب کنید.

Crop و سپس Crop to Shape را انتخاب کرده و شکل مورد نظر خود را انتخاب کنید.

ارایه وب سایت ها در پاورپوینت.

روایت متداول می گوید که اگر می خواهید یک وب سایت را در یک پاورپوینت نشان دهید، فقط باید یک پیوند به صفحه ایجاد کنید و از مرورگر بخواهید که باز شود. برای کاربران رایانه شخصی، گزینه بهتری وجود دارد.

نرم افزار شخص ثالث که به طور کامل در برگه توسعه دهنده پاورپوینت ادغام می شود، می تواند برای جاسازی یک وب سایت به طور مستقیم در پاورپوینت شما با استفاده از یک iframe معمولی HTML استفاده شود. یکی از بهترین ابزارها LiveWeb است، یک نرم افزار شخص ثالث که می توانید بر روی برنامه پاورپوینت خود نصب کنید.

با استفاده از LiveWeb، لازم نیست پاورپوینت خود را قطع کنید و ارائه شما روان و طبیعی خواهد ماند. چه یک صفحه وب کامل یا فقط یک ویدیوی YouTube را جاسازی کنید، این می تواند یک بهبود شخص ثالث با کیفیت بالا باشد. برای نصب افزونه، به وب سایت LiveWeb بروید و دستورالعمل ها را دنبال کنید.

متأسفانه، کاربران مک بوک گزینه مشابهی ندارند. انتخاب دوم خوب این است که از وب سایت اسکرین شات بگیرید، از طریق یک مرورگر به آن پیوند دهید، یا با بارگیری مستقیم آن در رایانه خود، رسانه (مانند ویدیوی YouTube) را جاسازی کنید.

سعی کنید از GIF استفاده کنید.

GIF ها تصاویر متحرک حلقه ای هستند که برای برقراری ارتباط با حالت، ایده، اطلاعات و بسیاری موارد دیگر استفاده می شوند. کاربران فایل های GIF را به پاورپوینت ها اضافه می کنند تا یک فرآیند خنده دار یا سریع نمایشی باشد. افزودن GIF به اسلایدهای خود آسان است. برای انجام این کار، به سادگی این مراحل را دنبال کنید:

گیف مورد نظر خود را دانلود و ذخیره کنید. به اسلایدی که می‌خواهید GIF روی آن باشد بروید. به تب Home بروید و روی Insert یا Picture کلیک کنید. از منوی کشویی Picture، Picture from File را انتخاب کنید. به جایی که GIF خود را ذخیره کرده اید بروید و آن را انتخاب کنید. سپس، Insert را انتخاب کنید. در لحظه ای که آن را وارد می کنید به طور خودکار پخش می شود.

ارائه پاورپوینت : آن را ساده نگه دارید.

پاورپوینت ابزاری عالی برای پشتیبانی از ارائه شما با اطلاعات بصری، گرافیکی و نکات تکمیلی است. این بدان معناست که پاورپوینت شما نباید کل ارائه شما باشد. اسلایدهای شما – هر چقدر هم که خلاقانه و زیبا باشند – نباید ستاره نمایش باشند. متن و تصاویر خود را واضح و مختصر نگه دارید و از آنها فقط برای تکمیل پیام و قدرت خود استفاده کنید. اگر اسلایدهای شما دارای اطلاعات متراکم و به هم ریخته باشد، هم حواس مخاطبان را پرت می کند و هم احتمال از دست دادن توجه آنها را بسیار بیشتر می کند. هیچ چیز در اسلایدهای شما نباید اضافی باشد!

ارائه خود را با تمیز نگه داشتن آن متقاعد کننده نگه دارید. چند راه برای انجام این کار وجود دارد:

• نقاط bullet و متن را محدود کنید.
• از پاراگراف ها و نقل قول های طولانی خودداری کنید.
• “فضای سفید” یا “فضای منفی” را حفظ کنید.
• درصدها، نمودارها و داده ها را بسیار ابتدایی نگه دارید.

فایل های فونت خود را جاسازی کنید.

یکی از مشکلات همیشگی ارائه دهندگان با پاورپوینت این است که به نظر می رسد فونت ها زمانی که ارائه دهنده ها از یک رایانه به رایانه دیگری منتقل می شوند تغییر می کنند. در واقعیت، فونت ‌ها تغییر نمی‌کنند – رایانه ارائه‌کننده فقط فایل‌ های فونت مشابهی را نصب نمی‌کند. اگر از رایانه شخصی استفاده می‌کنید و در رایانه دیگری ارائه می‌دهید، راه حل آسانی برای این مشکل وجود دارد. ترفند اینجاست :

وقتی فایل پاورپوینت خود را (فقط در رایانه شخصی) ذخیره می کنید، باید روی File و سپس Options کلیک کنید و سپس برگه Save را باز کنید. سپس، گزینه Embed fonts in the file را در قسمت Reserve fidelity هنگام اشتراک‌گذاری این ارائه انتخاب کنید.

 اکنون، ارائه شما فایل فونت را حفظ می کند و هنگامی که رایانه ها را جابه جا می کنید، فونت های شما تغییر نمی کند.

نسخه پاورپوینت macOS نیز عملکرد مشابهی دارد. برای جاسازی فونت های خود در مک بوک، موارد زیر را انجام دهید:

 ارائه خود را باز کنید در نوار بالا روی PowerPoint و سپس Preferences کلیک کنید. در قسمت Output and Sharing، روی Save کلیک کنید. در قسمت Font Embedding، روی Embed fonts در فایل کلیک کنید.

اسلایدهای خود را به عنوان JPEG ذخیره کنید.

در صورتیکه هنوز از نمایش متفاوت ارائه خود در زمان ارائه می ترسید، باید یک نسخه PDF ایجاد کنید. همچنین وقتی در رایانه دیگری ارائه می کنید، این گزینه خوبی است. اگر همچنین به مشکلی برخوردید که در رایانه ارائه ‌کننده پاورپوینت نصب نشده است، می‌توانید از نمایشگر سیستم برای باز کردن PDF نیز استفاده کنید. هیچ لپ تاپی با این نوع فایل مشکلی برای شما ایجاد نمی کند.

تنها اخطار این است که GIF ها، انیمیشن ها و انتقال های شما منتقل نمی شوند. اما از آنجایی که PDF فقط به عنوان یک نسخه پشتیبان کار می کند، نه به عنوان نسخه اصلی شما، این مشکلی ندارد.

برای ذخیره ارائه خود به عنوان یک فایل PDF، مراحل زیر را انجام دهید:

• به فایل بروید و روی Save as کلیک کنید…
• در پنجره پاپ آپ روی File Format کلیک کنید.
• یک منوی کشویی ظاهر می شود PDF را انتخاب کنید.
• روی Export کلیک کنید.

همچنین می توانید به File سپس Export بروید و سپس از منوی فرمت فایل PDF را انتخاب کنید.

ارائه پاورپوینت : فایل های چندرسانه ای ایجاد کنید.

پاورپوینت به شما این امکان را می دهد که به فایل های ویدیویی/صوتی به صورت خارجی پیوند دهید یا رسانه را مستقیماً در ارائه خود جاسازی کنید. اگر می توانید باید این فایل ها را جاسازی کنید، اما اگر از مک بوک استفاده می کنید، در واقع نمی توانید ویدیو را جاسازی کنید. برای رایانه های شخصی، دو دلیل عالی برای جاسازی عبارتند از:

جاسازی به شما امکان می دهد رسانه ها را مستقیماً در ارائه خود پخش کنید. بسیار حرفه ای تر از جابجایی بین ویندوز به نظر می رسد.

جاسازی همچنین به این معنی است که فایل در ارائه پاورپوینت باقی می ماند، بنابراین باید به طور معمول بدون کار اضافی (به جز در مک بوک) پخش شود.

 توجه: کاربران macOS پاورپوینت باید در استفاده از فایل های چند رسانه ای دقت بیشتری داشته باشند. اگر از پاورپوینت برای مک استفاده می‌کنید، همیشه باید ویدیو و/یا فایل صوتی را با خود در همان پوشه ارائه پاورپوینت بیاورید.

بهتر است فقط زمانی که ارائه و پوشه حاوی آن در یک درایو قابل حمل در پوشه دائمی آنها ذخیره شد، فایل های ویدیویی یا صوتی را وارد کنید. همچنین، اگر ارائه بر روی یک رایانه ویندوزی پخش شود، کاربران مک بوک باید مطمئن شوند که فایل های چند رسانه ای آنها در فرمت WMV هستند. این نکته کمی پیچیده می‌شود، بنابراین اگر می‌خواهید از پاورپوینت به طور مؤثر استفاده کنید، بدون توجه به هر چیزی، از همان سیستم عامل برای طراحی و ارائه استفاده کنید.

ارائه پاورپوینت : سخت افزار خود را بیاورید.

بین سیستم عامل ها، پاورپوینت هنوز کمی باگ دارد. حتی بین نسخه های مختلف PPT، همه چیز می تواند تغییر کند. یکی از راه‌های رفع این مشکلات این است که مطمئن شوید سخت‌افزار مناسبی دارید – پس فقط لپ‌تاپ خود را هنگام ارائه به همراه داشته باشید.

اگر در مورد سیستم‌ های مختلفی که ممکن است مجبور به استفاده از آن‌ها باشید بسیار نگران هستید، ارائه پاورپوینت خود را به عنوان یک گزینه پشتیبان در Google Slides آپلود کنید.  یک نرم افزار ارائه مبتنی بر ابر (کلود) است که در تمام سیستم عامل ها به یک شکل نمایش داده می شود. تنها چیزی که نیاز دارید اتصال به اینترنت و مرورگر است.

برای وارد کردن ارائه پاورپوینت خود به Google Slides ، مراحل زیر را انجام دهید:

• بهgoogle.com بروید. مطمئن شوید که به یک حساب Google، ترجیحاً حساب خود وارد شده‌اید.
• در بخش Start a new presentation، روی کادر خالی با علامت مثبت کلیک کنید. با این کار یک ارائه خالی باز می شود.
• به File و سپس Import Slides بروید.
• یک کادر محاوره ای ظاهر می شود. روی آپلود ضربه بزنید، سپس روی Select a file from your device کلیک کنید.
• ارائه خود را انتخاب کنید و روی Open کلیک کنید.
• اسلایدهایی را که می خواهید وارد کنید انتخاب کنید. اگر می خواهید همه آنها را وارد کنید، روی All در گوشه سمت راست بالای کادر گفتگو کلیک کنید.
• روی وارد کردن اسلایدها کلیک کنید.

در ارائه پاورپوینت از ” Presenter View” استفاده کنید.

در بیشتر موقعیت ‌های ارائه، هم صفحه نمایش دهنده و هم نمایشگر اصلی پیش ‌بینی شده برای ارائه شما وجود دارد. پاورپوینت یک ابزار عالی به نام Presenter View دارد که می توانید آن را در برگه نمایش اسلاید پاورپوینت پیدا کنید. در نمای ارائه دهنده یک ناحیه برای یادداشت ها، یک تایمر/ساعت و یک نمایش ارائه گنجانده شده است.

برای بسیاری از مجریان، این ابزار می تواند به یکپارچه سازی ارائه گفتاری و کمک بصری آنها کمک کند. شما هرگز نمی خواهید پاورپوینت را مانند دسته ای از یادداشت ها جلوه دهید که در حال خواندن آن هستید. از گزینه Presenter View برای کمک به ایجاد یک ارائه طبیعی تر استفاده کنید.

نکته حرفه ای: در ابتدای ارائه، باید CTRL + H را نیز فشار دهید تا مکان نما ناپدید شود. با زدن کلید “A” در صورت نیاز آن را بر می گرداند!

دانلود رایگان تمپلیت آماده پاورپوینت

در لینک زیر می توانید 3 تمپلیت آماده پاورپوینت را که از وب سایت Hubspot گرفته شده دانلود نمایید. با دیدن این تمپلیت های پاورپوینت با نحوه ترکیب بندی رنگ ها و طراحی یک پاورپوینت حرفه ای آشنا می شوید.

برای دریافت تمپلیت رایگان پاورپوینت بر روی لینک رو به رو کلیک نمایید:

دانلود رایگان تمپلیت آماده پاورپوینت